Blog #117 – Fortsetzung


Deadlines haben großen Einfluss auf unsere Arbeit, sie zeigen, was am wichtigsten ist, zwingen uns zur Konzentration und bringen uns dazu, Dinge fertigzustellen. Deshalb können Projekte, die keine Abgabefrist haben, über Wochen, Monate oder sogar Jahre auf unserer To-do-Liste dümpeln. Manchmal geschieht das, weil ein Projekt unklar umrissen ist, langweilig oder unstrukturiert. Sie schieben es immer wieder nach hinten raus, weil Sie nicht gern daran arbeiten. In anderen Fällen meiden Sie ein Projekt nicht absichtlich, aber Sie kommen einfach nie dazu, weil sonstige Aufgaben mit klaren Fristen sich dringlicher anfühlen.

Sie bekommen wahrscheinlich für Aufgaben ohne Abgabefrist nicht viel Druck von außen, wenn Sie sich verspäten; aber innerlich kann es sich frustrierend anfühlen, wenn Projekte ohne Fortschritt bleiben. Und bei Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, schwingt immer die Sorge mit, dass jemand Sie danach fragen könnte und Sie dann nichts vorzuweisen haben. Wie können Sie sich also motivieren, wenn Sie vorankommen wollen – oder müssen – aber keine Deadline haben?

1. Setzen Sie eine Frist

Es gibt keinen Grund, warum Sie nicht einfach selbst eine Frist setzen sollten für Projekte, die bislang ohne auskamen. Sie können beispielsweise entscheiden, dass etwas bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein soll, dass Sie einen gewissen Zeitaufwand auf etwas verwenden wollen oder sich zum Ziel setzen, jeden Tag einen kleinen Fortschritt zu machen. Schreiben Sie die Selbstverpflichtung auf, und markieren Sie sie idealerweise auch in Ihrem Kalender. Wenn Sie wissen, dass Sie in stressigen Phasen dazu tendieren, Aufgaben ohne Deadline aufzuschieben, wählen Sie einen anderen Zeitraum, und halten Sie sich dann auch wirklich daran. Indem Sie genau festlegen, wann Sie ein Projekt beenden (oder Teile davon), helfen Sie sich selbst dabei, die Prioritäten richtig zu setzen. Außerdem steigt die Dringlichkeit der Aufgaben in dem Projekt. Wenn Sie einen Zeitplan für ein Projekt erstellen wollen, denken Sie daran, wie viele Aufgaben ohne Frist Sie zu erledigen haben. Wenn Sie eine Reihe von To-dos ohne Deadline haben, erhöhen Sie Ihre Chancen auf Fortschritt, indem Sie sich eine Aufgabe pro Woche vornehmen. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie ein Projekt abschließen, wenn Sie sich in den nächsten 30 Tagen auf nur ein Projekt konzentrieren, statt gleichzeitig mit mehreren Aufgaben zu jonglieren, die alle nicht dringend sind.

2. Erhöhen Sie den Gruppendruck

Manchmal kommt man bei einer Aufgabe ohne Deadline nur voran, wenn man sich Unterstützung holt. Wenn Sie jemandem erzählen, in welchem Zeitrahmen Sie etwas erledigt haben wollen, und ihn auf dem Laufenden halten, haben Sie einen größeren Anreiz, Fortschritte zu machen. Manche Menschen holen sich gern eine Person ins Boot – ein Teammitglied, Chef, Freund oder Coach – und berichten dann individuell. Andere mögen es öffentlicher. Überlegen Sie, einer Gruppe von Menschen davon zu berichten oder bei Social Media öffentlich darüber zu schreiben, dass Sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Termin erledigen wollen. Diese Strategie wird dann funktionieren, wenn Sie in Ihrem Netzwerk eine Reihe von Menschen haben, die sich daran erinnern und dranbleiben werden.

Alternativ können Sie mit jemandem zusammenarbeiten. Sie könnten zum Beispiel einen Zeitraum festlegen, in dem Sie gemeinsam daran arbeiten. Oder Sie setzen sich einfach in denselben Raum mit jemandem, der an einer anderen Aufgabe arbeitet. Diese Strategie funktioniert am besten, wenn Sie die Kollegin oder den Kollegen darüber informieren, was Sie in der Zeit schaffen wollen, und sich am Ende des Zeitraums darüber austauschen. Die Kommunikation und die Nähe sorgen dafür, dass Sie sich verpflichtet fühlen, auch wirklich voranzukommen. Schließlich wissen die Kollegen, was Sie vorhaben. Sie schaffen dadurch auch ein gutes Arbeitsumfeld, sodass es sich nicht anfühlt, als genießen alle anderen ihre Freizeit, während Sie arbeiten. Wählen Sie den Ansatz, der Sie am besten motiviert und sich für Sie am besten anfühlt. Alle Varianten schaffen Verantwortlichkeit, die dazu führt, dass Sie auch ohne Deadline das Gefühl haben, jemanden im Stich zu lassen oder Zusagen nicht einzuhalten, wenn Sie aufgeben.

3. Belohnen Sie sich

Die letzte Möglichkeit, sich selbst zum Handeln zu motivieren, sind überzeugende Belohnungen. Versuchen Sie sich selbst etwas Gutes zu tun, wenn Sie etwas geschafft haben. Zum Beispiel: Wenn Sie eine Stunde konzentriert an dem Projekt gearbeitet haben, dürfen Sie in die Mittagspause gehen. Oder: Wenn Sie den Recherchepart abgeschlossen haben, dürfen Sie sich den Nachmittag Zeit für Büroorganisation nehmen. Die Belohnungen müssen nicht groß oder aufwendig sein. Es müssen nur Dinge sein, die Sie machen wollen.

Wenn Belohnungen als Anreiz nicht ausreichen, versuchen Sie es mit Strafen. Beispiel: Wenn Sie sich nicht mindestens eine Stunde lang mit Ihren zusätzlichen Aufgaben beschäftigen, dürfen Sie keine neue Folge Ihrer Lieblingsserie anschauen. Oder solange Sie nicht das nächste Modul Ihres Weiterbildungstools absolviert haben, dürfen Sie keine Podcasts hören. Die Idee ist, die Bestrafung an etwas zu koppeln, das Sie regelmäßig gern machen, damit Sie die Aufgabe nicht einfach ignorieren, obwohl Sie Zeit darauf verwenden sollten.

Und schließlich könnten Sie versuchen, Belohnungen in den Arbeitsprozess zu integrieren. Sie könnten sich beispielsweise einen Besuch eines Cafés oder Parks erlauben, wenn Sie dort eine Aufgabe erledigen. So verbinden Sie ein angenehmes Erlebnis mit der Notwendigkeit, sich auf ein Projekt zu konzentrieren, das sonst zu kurz kommen würde. Sich für Aufgaben ohne Deadline zu motivieren, ist eine Herausforderung, aber sie ist nicht unüberwindbar. Probieren Sie die Strategien aus, um noch heute Fortschritte zu machen.

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